Liefst een hotel en alles op één verdieping

Als internationaal correspondent trok Anne Otten al veel door de wereld. Nu bevredigt ze haar reislust door in Europa, Azië en het Midden Oosten congressen te organiseren.



Voor internationaal opererend journalist Anne Otten was Egypte haar laatste standplaats. Toen wist het Arnhemse marketingbureau KCS Multi Media haar te strikken als directeur. Voor dit bureau maakte Otten kennis met de olie en gas industrie, ontwikkelde ze technische projectbrochures en organiseerde ze internationale congressen. Na een jaar werd Otten als interim directeur gevraagd voor PromoResults, een promotiebureau in het midden van het land. Twee jaar later startte ze haar eigen bedrijf, In-Act marketing & organization, gevestigd in Nijmegen.

De belangrijkste klant van In-Act is The International Association of Drilling Contractors (IADC), de wereldwijde branchevereniging ten behoeve van de olie- en gasindustrie.

“Ik was als directeur vooral veel met personeel en de interne organisatie bezig en begon het reizen te missen”, vertelt Otten. “Nu doe ik van alles wat. Een mooie combinatie vind ik. Het managen van een klein maar sterk team, de communicatie met de klant, de sprekers en de suppliers, het algemene beleid en de financiën afgewisseld met het reizen. Ik ben ongeveer één keer per maand een paar dagen in het buitenland voor een congres of om locaties te scouten. Samen met het thuisfront kan ik mijn werk goed combineren met de zorg van onze twee kindjes van 4 en 2 jaar.”

Hoe scout je de locaties?

“Sinds een jaar werken we met een broker, Helms Briscoe. Dat scheelt ons heel veel werk. Zij kunnen makkelijker en sneller geschikte locaties vinden en contracten laten opstellen. Als zij twee of drie hotels hebben geselecteerd, ga ik zelf op inspectie om een keuze te maken.

Het is een uitdaging om voor het IADC een geschikte locatie te vinden, omdat we nogal wat eisen hebben. Onze congressen hebben 200 tot 400 bezoekers en we willen 20 tot 40 exhibition stands, en dat het liefst op dezelfde verdieping.”

Vanwaar de voorkeur voor één verdieping?

“Dan kan men makkelijk in- en uitlopen bij de exhibition. Daar houden we ook de koffie pauzes en de eerste congresdag een receptie. Als die ruimte bijvoorbeeld twee verdiepingen hoger ligt, zie je dat de deelnemers naar buiten lopen of naar hun kamer gaan om telefoontjes te plegen of hun e-mail te checken.”

Dan lijkt een congrescentrum een meer logische optie.

“Die liggen altijd buiten het stadscentrum. We zitten het liefst echt in de stad. Dat scheelt veel geregel met vervoer van de deelnemers en men kan ‘s avonds makkelijker de stad in om een hapje te eten of wat te drinken. De voorkeur is duidelijk voor alles op één locatie, onder één dak. Onze deelnemers komen van over de hele wereld, dus moet de stad ook nog eens een internationaal vliegveld hebben met veel rechtstreekse verbindingen van de luchtvaartmaatschappijen. Er is duidelijk behoefte aan meer hotels voor grotere events. Die zijn in veel landen steeds moeilijker te vinden.”

Wat doen jullie voor het IADC?

“Zij zijn gevestigd in Amerika en daar organiseren ze zelf hun congressen. Voor hun congressen in Europa, Azië en het Midden Oosten zijn wij verantwoordelijk. Dat zijn er zo’n zes á zeven per jaar, waarbij je ver vooruit werkt. We beginnen nu met de congressen in 2010. Zo zijn we met heel veel congressen in verschillende landen tegelijk bezig. Dat houdt het ook dynamisch want je hebt steeds met andere culturen en met andere mensen en gewoonten te maken. We zijn op dit moment met drie vaste krachten en we hebben altijd een stagiaire. Binnenkort komt er waarschijnlijk een vierde medewerker bij.”

Organiseer je ook voor andere opdrachtgevers?

“We organiseren ook company events. Bijvoorbeeld jaarlijks voor Lexmark International een relatie-event bij de Formule 1-wedstrijd in Monaco en productlanceringen. Dat is weer heel anders. Het gaat dan om tien tot twintig mensen, waar je echt alles voor regelt. De vluchten, de restaurants, toegangskaarten, het gehele sociale programma. We hebben ook jarenlang voor een tandartsenclub studiereizen naar exotische locaties georganiseerd. Naar Cuba, Curaçao, Napels, Suriname, Dakar en Kuala Lumpur. Voor de congressen van IADC zijn we naast het organiseren ook veel met de inhoud bezig, dit is een leuke afwisseling naast de events die we organiseren. Onze kracht en ons onderscheidend vermogen ligt echt in het Internationale karakter van In-Act. We hebben Nederlandse en internationale klanten en wij hebben inmiddels meer dan 10 jaar ervaring in het organiseren van congressen, workshops en events wereldwijd.”

Welke evenementen zijn je zelf bijgebleven?

“Ik heb jaren geleden een VIP-cruise georganiseerd voor een groep van 25 mensen uit de hele wereld van Phillips Petroleum in Singapore. We hebben een dag gevaren van eilandje naar eilandje met een lunch op het strand en een bezoek aan een schildpaddenfarm. Ik heb heel veel dagen bij een advocaat doorgebracht om het contract sluitend te krijgen. Het ging om een Amerikaanse opdrachtgever en dan wordt je, als je niet uitkijkt, voor alles en nog wat aansprakelijk gesteld. Ik heb alle gasten voor de zekerheid ’s morgens bij het aan boord gaan een anti-zeeziek pilletje gegeven! Verder een groot congres in Parijs. Dat is een moeilijke stad met veel uitdagingen. Parijsenaars zijn veeleisend, stug, arrogant en komen op het laatste moment met politieverordeningen waarvoor je extra moet betalen.”

Hoe zie je de ontwikkelingen in de markt?

Er wordt ontzettend veel georganiseerd. Dat betekent dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de kwaliteit en aan de inhoud. Ook moet het steeds luxer en specifieker. Men schrijft alleen nog in als je iets unieks organiseert. Je ziet ook een toename van relatiemarketing events voor kleinere groepen. Daardoor zie je ook dat eventbureaus zich gaan specialiseren. Bijvoorbeeld op Formule-1 reizen of sport events. Ik denk dat dat ook de toekomst is. Ook zie je dat grote hotelketens unieke ketens gaan oprichten van luxere hotels. Er wordt meer aandacht besteed aan een unieke inrichting en aan luxe en extra service. En de klant weet steeds beter wat hij wil! Je moet je als congresbureau onderscheiden en specialiseren!”


Tekst  Edwin Nunnink  |  Beeld  Inge Hondebrink
Dit artikel is verschenen in QM 88  |  juli 2008



2008-10-23
Iedere twee weken weer op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplichte velden
Aanhef *
Agenda
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV