“Lang leve online communicatie”

Haar 25 jarig jubileum als professionele congres organisator heeft ze twee jaar terug stil voorbij laten gaan. Jeannette Vrijenhoek-Van Namen vindt het vak nog veel te uitdagend om terug te kijken. Haar ervaring geeft ze door als PCO, docent en adviseur. want ze organiseerde al honderden congressen, waarvan sommige met een gouden randje.



Jeanette Vrijenhoek-van Namen startte in 1984 als een van de eersten een eigen bedrijf dat gespecialiseerd was in het organiseren van congressen. Eind jaren negentig was haar bedrijf twintig man/vrouw groot. Daarna maakte ze de ommezwaai naar haar huidige tweemansbedrijf JvN Congres Management in Amersfoort.

Een grote ommezwaai van twintig naar twee mensen.

“We organiseerden toen vooral grote internationale associatie congressen, die vijf dagen duurden, met twee- tot vierduizend deelnemers. Nu doe ik meer kleinere congressen en corporate events.”

“Sowieso had je toen een groot bureau nodig. Je had geen e-mail, geen internet. Er moest vooral veel getikt en gekopieerd worden. Als ik alleen al denk aan de hele afhandeling van de abstracts. Dat kun je je nu niet meer voorstellen. En dan werkte je ook nog met kaartenbakken, die ook nog eens omvielen.” “Nee, lang leve online communicatie. In 2004 organiseerde ik mijn eerste papierloze congres. Je kunt nu met veel minder mensen toe.”

Is er nog meer veranderd?

“De lead time is veel korter geworden. Zeker bij de corporate events. Wat dat betreft heb ik dit jaar weer een mijlpaal bereikt. Een internationaal evenement georganiseerd tussen 1 september en 10 oktober en dan bedoel ik echt van A tot Z. Het is nog een topevent geworden ook. Het geluk was wel dat de doelgroep in deze branche makkelijk te mobiliseren is. Ik heb van de opdrachtgever geëist dat er korte lijnen zouden zijn en ik heb direct alle beslissingsmomenten ingepland. Je moet er met een kleine groep helemaal voor gaan. Er moet volledige openheid en vertrouwen zijn. Verder heb ik het voordeel van een goed netwerk van toeleveranciers die snel met elkaar kunnen schakelen.”

Je geeft ook nog les.

“Klopt. Sinds vijf jaar geef ik les in conference en event management op diverse hoge hotelscholen en ik lever mijn bijdrage aan de nieuwe cursus van het CLC. Verder ben ik adviseur voor diverse bedrijven in de MICE-branche en verzorg ook trainingen voor deze bedrijven.”

Hoe kijken de studenten van de hotelschool tegen het vakgebied aan.

“De interesse in branche is groeiende. Er is veel interesse voor stages bij evenementen- of congresbureaus. Men vindt het een breed, leuk, interessant vakgebied.” “De studenten reageren vaak verbaasd als ze door krijgen hoe vreselijk veelomvattend het vakgebied is. Ze kennen vanuit hun eigen beleving de dance party’s, maar realiseren zich dan niet dat je als organisator te maken hebt met financieel management, het bepalen van de inhoud, marketing en sales, veiligheidseisen, ..... . Als ik klaar ben met mijn hele riedel dan duizelt het ze letterlijk.”

“Ik probeer wel op een belevingswereld aan te sluiten. Een congres zegt ze niet veel. Dus je hebt het over de festivals waar ze zelf heen gaan of dingen die op tv zijn geweest. Zoals onlangs de defensietop die in Huis ter Duin zit. Dan laat je ze nadenken over wat het betekent als de hele omgeving tot militair terrein wordt gebombardeerd. Zowel voor de organisator als de plaatselijke bevolking.”

Wanneer is een congres geslaagd?

“Je bent geslaagd als de deelnemers het gevoel hebben dat ze op het goede moment op de goede plek waren, het hen de juiste hoeveelheid tijd heeft gekost en dat ze terug zijn gekomen met voldoende goede ideeën en contacten. ”

Is er een congres dat je heel erg is bijgebleven?

“Er zijn er vele, maar ik moet nu denken aan het moment dat de vliegtuigen het WTC invlogen. Wij hadden over twee dagen een groot internationaal medisch associatiecongres in Krasnapolsky. ‘Jullie gaan het zeker wel afgelasten’, hoorde je dan. We besloten met het organisatiecomité om het toch door te laten gaan want veel mensen waren al onderweg of zelfs al in Amsterdam.”

“Daar kwam nog bij dat twintig sprekers uit New York of Washington moesten komen. Die kwamen het land niet meer uit. Het programmaboekje kon in de prullenbak. We hebben toen een straal om Amsterdam getrokken, om te kijken wie met de fiets, trein of auto nog naar het congres kon komen om een lezing te houden. We kregen sprekers van de universiteiten in Munster, Leuven, Antwerpen, Parijs en Berlijn, voornamelijk jonge mensen. Gaandeweg kwamen diverse topsprekers alsnog aan via omwegen als Zuid-Afrika, Canada of IJsland.”

“Per dag maakten we een programma dat klonk als een klok. We hadden televisies aan om het nieuws te kunnen volgen en er werd aandacht besteedt aan de gebeurtenissen in de inleidingen. Het was een waanzinnige situatie, maar het congres was een groot succes.”

“Ik heb honderden congressen georganiseerd en ik kan er een boek over schrijven. Degene die er uitspringen noem ik congressen met een gouden randje. Dat kan zijn door een bijzondere gebeurtenis die je bijblijft of omdat iemand van het Koninklijk Huis aanwezig is geweest of de inhoud zo’n impact heeft gehad. Je merkt dan een euforisch gevoel bij iedereen.”


Tekst  Edwin Nunnink  |  Beeld  Marieke Koudstaal (MPhotography)
Dit artikel is verschenen in QM 86  |  februari 2008
2008-10-23
Iedere twee weken weer op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplichte velden
Aanhef *
Agenda
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV