“Evenementen met inhoud zijn toch een soort van chique”

Ze begon met het zoeken van gastgezinnen voor Afrikaanse deelnemers aan het wereld AIDS congres. En onlangs moest ze Poolse deelnemers bij de hand nemen om ze door een congres te loodsen. Uiteindelijk zijn dit allemaal logistieke bijzaken, vindt Commgres directeur Marga Groot Zwaaftink. Inhoud en marketing. Dat is haar specialiteit als PCO.


Haar zomerstage voor Hoge Hotelschool Maastricht werd een stoomcursus congres organiseren. De Verenigde Staten sloot haar ‘gates’ voor AIDS-patiënten en daarmee was het ‘not done’ om het geplande Wereld AIDS Congres in Boston door te laten gaan. De RAI had enkele maanden de tijd om het congres over te pakken. Werk aan de winkel voor RAI Hotelservice, de afdeling waar Marga Groot Zwaaftink haar stage liep. “Er kwamen ook veel mensen uit Afrika en daarvoor moesten we dan op zoek naar gastgezinnen. En dat was nog in de tijd dat AIDS nog heel spannend was. Dan kreeg je vragen als ‘krijgt mijn dochter het dan niet als zo iemand bij ons aan tafel zit?’”

En zo ben je de congreswereld ingerold?

“Ik koos voor de hotelschool om in het buitenland te kunnen werken. Dus ik heb eerst twee jaar in Spanje in de hotellerie gewerkt.”

“Daarna ben ik bij Euroforum terecht gekomen. Die waren toen uniek omdat ze zelf congressen maakten. Ik begon bij de afdeling sponsoring die net was opgericht. Eerst was het de taak om sponsors te werven voor de congressen.”

“Later is het balletje omgedraaid, omdat er sponsors kwamen met de vraag om over een bepaald onderwerp een congres te organiseren. Dat zat hem vooral in de IT- en Telecom-hoek. Ik praat over de jaren 1995 tot 2001. Die markt groeide en groeide en daarmee ook onze afdeling."

"Op een gegeven moment was ik vooral het team aan het aansturen en nauwelijks met het congresvak bezig. Dat vond ik jammer. Achteraf ben ik op het juiste moment weggegaan want in 2001 zakte de IT-branche helemaal in elkaar.”

“Ik ben toen bij congreshotel Koningshof gaan werken als marketing & sales manager. Ik was net drie weken aan de slag toen het van Golden Tulip naar NH overging. NH haalde sales en marketing weg bij de individuele locaties en zo werd ik met mijn team verantwoordelijk voor het binnenhalen van congressen voor de congreshotels van NH.”

Uiteindelijk heb je in 2004 CommGres opgericht.

“Opvallend is dat Euroform een bakermat is voor mensen die voor zichzelf beginnen. Die mensen kom je tegen in het netwerk en uiteindelijk heb ik eind 2004 ook de knoop doorgehakt.”

“Ik ben een echte PCO die in opdracht van anderen organiseert. Ik vind het leuker om met klanten samen iets de doen, dan zelf alleen een congres organiseren. Ik ben zo echt een onderdeel van de totale communicatie-mix.”

“Eerst heb ik voornamelijk voor verenigingen en stichtingen georganiseerd. Nu doe ik ook steeds meer voor bedrijven. Je merkt dat de economie weer aantrekt en dan willen bedrijven ook weer ‘een congresje doen’. Evenementen met inhoud zijn toch een soort van chique. Dat blijkt ook uit het niveau waarop een congres binnen een bedrijf ontstaat: we praten vaak met directeuren.”

Waarmee onderscheidt CommGres zich?

“Mij gaat het ten eerste om de inhoud, dan ‘hoe krijgen we de zaal vol met de juiste doelgroep’ en dan pas of alles goed loopt. De meeste organisatiebureaus richten zich vooral op dat laatste en hebben dat uitstekend in de vingers. Wij zijn er ook goed in, maar bij ons komt eerst inhoud en marketing. Trouwens logistiek valt pas op als er iets niet goed gaat.”

“Congressen zijn helaas vaak saai. Veel congressen blijven in het midden hangen. Vooral bij verenigingen die altijd politiek manoeuvreren tussen alle betrokken partijen is dit een hele uitdaging. Maar ook bedrijven richten zich veiligheidshalve vaak op de grootste gemene deler.”

“Bij Euroform heb ik goed geleerd wat het belang is van een aantrekkelijke inhoud. Die hebben dat nodig om zoveel mogelijk mensen te krijgen die 800 euro willen betalen om te komen.”

“Als mijn klanten twijfelen of ze lef gaan tonen, speel ik de advocaat van de duivel. ‘Wat is er het ergste wat er zou kunnen gebeuren als we dit doen?‘. Dat trekt ze vaak over de streep.”

“Het gaat daarnaast vaak om de afwisseling van de werkvormen. Zo heb ik een bijeenkomst voor biologieleraren georganiseerd voor een educatieve uitgeverij. Die wilden logischerwijs hun lesmethode als kapstok voor de inhoud gebruiken. Ik kon me voorstellen dat men liever onderwerpen wilden hebben zoals ‘hoe sta je in je vak als leraar?’.”

“Ik heb voorgesteld om deelnemersresearch uit te voeren. Bij de meeste congressen wordt de inhoud namelijk door een heel klein kringetje bedacht. Vaak houdt het project team een brainstorm sessie en daarna worden sprekers gebeld. Zo van ‘ik heb wel een lijntje lopen naar minister Plasterk’.”

“Het is gewoon een kwestie van het conceptprogramma voorleggen aan ongeveer 10 potentiële deelnemers en vragen welk onderdeel hen aanspreekt en welke niet. Vaak durft men dat niet uit angst om dom over te komen. Het is dan gunstig dat ik als congresbureau er tussen zit. Dan kunnen ze nog altijd zeggen ‘die mevrouw van het congresbureau heeft het inhoudelijk niet helemaal begrepen’.”

“Vaak onderschat men de bereidheid van mensen om hier aan mee te werken, terwijl men het vaak een eer vindt om als expert mee te mogen denken.”

“We zijn toen ook met de biologieleraren naar Burgers’ Zoo gegaan, waar ze een kijkje achter de schermen kregen. Dat was zeer geslaagd. En als spreker had ik Leontien van Moorsel voorgedragen. Zij kan interessant vertellen over voeding en wat dat doet met je lichaam. Daarmee verras je de deelnemers. Je moet juist niet Midas Dekker kiezen. Dat is zo obligaat.”
“Het gaat er om dat je lef hebt om het randje op te zoeken.”

En dan prioriteit twee: de zaal vol krijgen.

“Ik krijg achteraf wel eens de opmerking dat ik zo achter mensen heb aangejaagd. Dat is mijn passie voor het vak. Vaak zie je dat als de folder de deur uit is en de website online dat mensen het gevoel hebben dat het klaar is. Ze richten zich alleen nog maar op het congres dat over acht weken begint. Je kunt op vier weken nog een actie initiëren. Vaak roept men dat veel mensen zich wel last minute zullen inschrijven. Maar dat weet je niet. En die tien, twintig mensen die je met leuren en zeuren nog weet binnen te halen, maken vaak het verschil. Er is voor het gevoel een groot verschil tussen een zaal die half gevuld is of lekker vol.”

Welk project staat je het meest bij?

“Ik vond zelf het congres Vrouw en Ondernemen van de provincie Noord-Brabant leuk en inspirerend. Sowieso gaf de zaal met alleen maar dames een aparte sfeer. Als spreker hadden we Marlies Dekker. Iedereen was razend enthousiast over haar. We hadden gevraagd of ze twee modellen wilde meenemen die haar lingerie showden. We hadden echter ook de commissaris van de koningin Hanja Maij-Weggen. De modellen mochten niet voor haar langs lopen. Anders zou er geheid een fotograaf zijn die op dat moment een foto maakte en dan verschijnt die met een spectaculaire kop in de bladen. Uiteindelijk hebben we bepaald dat er helemaal niet gefotografeerd mocht worden. Zo’n model wordt misschien net in een rare pose gefotografeerd en voor je het weet gaat zo’n foto op internet een eigen leven leiden. Ik vond het heel leerzaam.”

Welke ontwikkelingen zie je in de branche?

“Je merkt dat het goed gaat bij de congreslocaties. Het lijkt wel of alle verkoopcursussen uit het raam gegooid zijn. In de hotellerie heb je altijd jonge vakgenoten die vervolgens weer doorstromen. Nu is er een groep die binnenkomt in een tijd van hosanna en denkt ‘iedereen vindt ons leuk en belt ons’. De klantgerichtheid gaat dan snel achteruit.”

“Verder zie je een soort tweedeling ontstaan onder het publiek. Je hebt steeds meer te maken met een jongere generatie die bezig is om op verschillende manieren informatie tot zich te nemen, zoals via het volgen van weblogs, Linkedin, Twitter. Een deel daarvan vindt wat een spreker zegt oude koek, omdat ze hem en de vakdiscussies daarom heen online al hebben gevolgd. Een ander deel zegt juist ‘ik kan niet de hele dag de weblogs in mijn vakgebied volgen en weet niet of het allemaal waar is wat daar op staat’. Die willen juist van een spreker live horen wat er speelt.”

“Je ziet zo’n zelfde tweedeling terug in het live uitzenden van het congres op internet. De één is bang dat niemand meer naar het congres zelf komt. De ander ziet het juist als reclame. Zo van, ‘dit was zo goed, daar wil ik volgende keer bij zijn’.”

“In ieder geval krijgt de ‘standaard’ spreker het steeds zwaarder. De eisen aan de presentatie worden steeds hoger. Anders zappen de mensen weg. Je ziet dan de hoofden naar beneden gaan. Die zijn hun e-mail op hun Blackberry’s aan het checken. Er moet fun in het programma zitten, interactie en een menselijk element. Mensen zijn in hun dagelijkse leven niet meer gewend om van 9 tot 5 alleen met saaie informatie bezig te zijn.”

En hoe zie je de toekomst van je bedrijf?

“We doen nu 15 congressen met twee vaste medewerkers. Ik wil zowel in aantal groeien als in de omvang van de projecten zelf. Ik denk dan meer van onze creativiteit te kunnen laten zien. Ook wil ik internationaler.”

“Ik heb één internationaal congres gedaan, nog wel in Nederland. Dan heb je ineens te maken met Polen, Engelsen en Duitsers. Bijvoorbeeld die Polen, moet je dan echt bij de hand pakken om ze door het congres te loodsen. Dat geeft weer een heel andere lading aan het geheel.”


Tekst  Edwin Nunnink  |  Beeld  Doroté van der Heijden
Dit artikel is verschenen in QM 84  |  november 2007


2008-10-23
Iedere twee weken weer op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplichte velden
Aanhef *
Agenda
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV